Bedrijf zoekt foutloze sollicitatiebrief m/v

Tekst: Jenoff Van Hulle - 18/10/07

“Door mijn passie voor communicatie en nieuwe media sprak deze jobomschrijving sprak mij onmiddellijk aan”, schrijft een sollicitante in de aanhef van haar motivatiebrief voor een functie als Manager e-communication. Taalfouten komen steeds vaker voor in sollicitatiebrieven. En vaak leiden die fouten ertoe dat de tweede fase in de sollicitatie, de uitnodiging voor een gesprek, uitblijft. Een probleem?

Er hangt een aangename drukte in de Nederlandse universiteitsstad Utrecht. De zon omarmt de stad en de terrasjes zitten vol met lachende en uitgelaten studenten. “Velen hebben zojuist hun thesis ingediend”, verklaart Frank Jansen, hoofddocent Communicatiekunde aan de Universiteit Utrecht, terwijl hij een extract uit het e-mailverkeer tussen een collega universitair docent Communicatiekunde en Reine (pseudoniem), een thesisstudente, voor ons op tafel legt. “Hiervan wil ik je toch even laten mee genieten”,  vertrouwt hij ons lachend toe.

“Hoi Reine”, schrijft de docent. “Ik kan je niet zeggen wat je cijfer is, of je voldoende of onvoldoende hebt, maar ik zie al dat ik je sowieso niet kan laten slagen met 13 d/t-fouten in je BA-werkstuk.” Waarop Reine antwoordt: “Ik weet al wat er mis is gegaan. Ik zat op het laatst zo te twijfelen of ik de spelling wel goed had, dat ik op internet de woorden ging opzoeken. Als je bijvoorbeeld in Google ‘verklaard’ en ‘verklaart’ intikt of ‘verandert’ en ‘veranderd’, dan zie je dat beide varianten heel veel worden gebruikt. Ook in krantenberichten en zelfs artikels over spelling!” Frank Jansen is enigszins ontredderd: “De spelling van een veranderlijk woord laten bepalen door Google. Dat bewijst toch wel op welk niveau we op dit moment zitten. Die spelling is best wel een lastig punt.”

Dubbelzinnige berichten

“Steeds meer sollicitatiebrieven bevatten spelfouten en grammaticale blunders”, bevestigt Alexia Struye, HR Officer bij Randstad. Wekelijks krijgt ze er tientallen in haar mailbox. Een voorbeeld uit haar rijk gevuld archief: ‘Gedurende mijne stages leerde ik ook gesprekken voeren én mondeling en schriftelijk communiceren. Ik werk graag in team en ben flexibel. Een job bij Randstand zie ik als een leuke uitdaging.’”

Kunnen we dan steeds minder goed Nederlands schrijven? Zo ver willen Frank Jansen en Alexia Struye niet gaan. Jansen: “Wanneer kunnen we spreken over achteruitgang? Als er in officiële communicatie steeds meer dubbelzinnige berichten voorkomen die de mensen heel verschillend opvatten, terwijl ze wel eenduidig bedoeld zijn.” Of kortweg: als mensen niet begrijpen wat je bedoelt. “Daarover gaat het hier duidelijk niet. We hebben het hier over het niet voldoen aan een norm die buiten de kern van communicatie valt: iemand stuurt een bericht, bedoelt daar iets mee en de vraag is dan of hetgeen bedoeld wordt ook zo overkomt.”

Regelrechte ramp

“Fouten schrijven is geen symptoom van achteruitgang maar eerder van slordigheid”, vindt Alexia Struye. “Heel vaak herlezen de mensen gewoon niet wat ze hebben geschreven. Vooral sollicitaties via internet zijn een regelrechte ramp. Mensen moeten een aantal modules invullen en schrijven en kopiëren er maar op los. De mentaliteit van het e-mailen is doorgedrongen in alle andere vormen van communicatie. En dat levert niet de beste kwaliteit.”

“Het is ook niet zo vreemd dat mensen risico’s nemen”, vult Frank Jansen aan. “Bij e-mail zijn de feedbackmogelijkheden enorm. Je kan meteen een e-mail terugsturen met de vraag: wat bedoel je eigenlijk? Bij brieven is dat niet het geval.”

Imago

Hebben taalfouten een negatief effect op het imago van de afzender en het doel van de tekst? Laura Kloet, Jan Renkema en Carel Van Wijk oordelen van niet. In hun artikel ‘Waarom foutloos schrijven? Het effect van taalfouten op tekstwaardering, imago en overtuigingskracht’concluderen zij dat“de aantrekkelijkheid van een tekst niet wordt aangetast door taalfouten, ongeacht of deze nu zwaar of licht zijn. Het feit dat een brief taalfouten bevat, leidt niet tot verschillen in overtuigingskracht en slechts in zeer beperkte mate tot verschillen in imagobeoordeling.”

Experiment

Beïnvloeden taalfouten ons oordeel dan toch niet zo sterk? Volgens Kloet, Renkema en Van Wijk hangt dit af de aard van het oordeel: “Wanneer expliciet naar een beoordeling van een tekst gevraagd wordt, baseren mensen zich daadwerkelijk op de tekstkenmerken. Voor bevragingen over attitudes, overtuigingen of intenties spelen meer facetten een rol dan alleen de tekstkenmerken, zoals emoties met betrekking tot het onderwerp, de voorkennis erover of de betrokkenheid erbij. In vergelijking met dergelijke factoren bekleedt een oppervlakkig tekstkenmerk zoals de taalfout een zeer ondergeschikte positie in het oordeelvormingsproces.”

“Die conclusie vind ik heel onwaarschijnlijk”, reageert Frank Jansen. “Ik kan moeilijk geloven dat aanstootgevende spelfouten geen enkele invloed hebben. Daarom hebben we het experiment opnieuw gedaan.” De exacte cijfergegevens kan hij ons nu nog niet verklappen, maar de rode draad doorheen de resultaten wel: “Wat Kloet, Renkema en Van Wijk in hun onderzoek hebben gevonden, stemt niet overeen met onze resultaten. Taalfouten worden wel degelijk opgemerkt en ze hebben een invloed op het geheel.” Als we die redenering toepassen op sollicitatiebrieven, dan kunnen we verwachten dat taalfouten negatief afstralen op de sollicitant in kwestie en zijn of haar kans op werk doen afnemen.

Ook bij hooggeschoolden

Op de De Keyserlei in Antwerpen bevindt zich één van de Jobclubs van de Vlaamse dienst voor beroepsopleiding en arbeidsbemiddeling (VDAB). Wanneer we de dienst binnen stappen, komen we terecht in een ruimte met een twintigtal computers waarop mensen naarstig zitten te tokkelen. “Dit is de sollicitatieruimte waar werkzoekenden gratis gebruik kunnen maken van allerhande sollicitatiemiddelen”, verklaart Linda Achten. Al zeventien jaar werkt zij voor de VDAB. De eerste tien jaar was ze betrokken bij de opstart van de opleiding Nederlands voor anderstaligen. Sedert 2000 geeft ze sollicitatietrainingen. Ook zij merkt dat het niet al te best gesteld is met het taalgebruik in sollicitatiebrieven. “En dat is nog een understatement. Mensen schrijven niet alleen veel taalfouten, maar krijgen ook geen degelijke zin op papier, of ze nu hoog- of laaggeschoold zijn.”

Om aan te tonen dat haar bewering niet zomaar uit de lucht is gegrepen, toont ze ons een voorbeeld: “Beste, Ik ben een laatstejaarsstudent diergeneeskunde in de Universiteit Gent waar ik over enkele weken mijn diploma ontvang en hierbij zou ik graag willen solliciteren naar de job voor voltijdse dierenarts in jullie kliniek.”

Visitekaartje

 “Taalfouten hebben ernstige gevolgen”, stelt Linda Achten met klem. “De afgelopen jaren heb ik vastgesteld dat er een heel sterk verband is tussen de opmaak en stijl van een sollicitatiebrief en het al of niet vinden van een job. Een eerste selectie gebeurt altijd op vlak van taal. Daarom besteed ik in mijn sollicitatietrainingen veel aandacht aan grammatica, spelling en zinsbouw. Cv en motivatiebrief zijn jouw visitekaartje. Als dat er niet goed uitziet, dan kan je het wel schudden.”

Magazijn

Hangt het vinden van een job toch zo sterk af van de sollicitatiebrief? In eerste instantie lijkt Alexia Struye die bewering enigszins te relativeren: “Natuurlijk kijken wij naar de functie waarvoor iemand solliciteert. Als de werkgever van de kandidaten verwacht dat zij foutloos brieven kunnen schrijven, dan vormen taalfouten in een sollicitatiebrief vanzelfsprekend een struikelblok. Maar voor iemand die in een magazijn wil werken, ligt dat anders.” Toch lijken taalfouten in sollicitatiebrieven ook bij Struye hun sporen na te laten: “Ik zal niet ontkennen dat een sollicitatiebrief een eerste indruk geeft of dat een kandidaat het zichzelf moeilijker maakt wanneer daar fouten in staan.” Dit betekent dat je er beter aan doet om het probleem op te lossen.

Taalprofielen

Kan het onderwijs ervoor zorgen dat sollicitanten foutloze brieven schrijven? “In veel opleidingen in het middelbaar beroepsonderwijs is de aandacht voor het Nederlands nog steeds hard nodig”, zeggen Marja van Knippenberg en Trinette Hovens van de Mondriaan onderwijsgroep. Dat is een Regionaal Opleidingen Centrum (ROC)in Den Haag en omstreken, waar jaarlijks ruim 17 000 deelnemers een opleiding in het middelbaar beroepsonderwijs (mbo) volgen. In het mbo wordt volgend jaar een competentiegerichte kwalificatiestructuur ingevoerd. Die beschrijft voor iedere opleiding wat iemand moet kennen en kunnen. Zo ook op het vlak van Nederlands taalgebruik. De Mondriaan onderwijsgroep heeft daarom besloten om taalprofielen op te stellen.

Schakels

“Taalprofielen beschrijven het Nederlands dat nodig is voor de uitoefening van een beroep maar ook voor algemenere taken, zoals bijvoorbeeld het schrijven van een sollicitatiebrief. Wat ons meteen de kans geeft om te kijken of een leerling aan het einde van zijn opleiding het gewenste niveau behaalt.”

Natuurlijk is de aandacht voor het Nederlands niet enkel een zaak van het middelbaar beroepsonderwijs, maar ook van het primair en voortgezet onderwijs, en van het hoger beroepsonderwijs. Marja van Knippenberg: “Je mag toch bijvoorbeeld verwachten dat leerlingen reeds vanuit het basisonderwijs voldoende zijn toegerust om een volgende stap te zetten. Dat blijkt niet het geval te zijn.“ Daarom is er begin mei 2007 een Expertgroep Doorlopende Leerlijnen Rekenen en Taal ingesteld. De expertgroep buigt zich over de schakels en overgangen in de onderwijsloopbaan en zal op het einde van dit jaar haar eindrapport presenteren.

‘Ik dankhoogtepunt u‘

Voor we afscheid nemen van Alexia Struye toont ze ons nog één voorbeeld. “Het voorbeeld der voorbeelden”, omschrijft ze de begeleidende brief van een Indiër die solliciteerde bij Randstad Belgium en wil aantonen dat hij de vereiste kennis van het Nederlands kan voorleggen:

“Heer Dank voor uw vroeg antwoord, voel ik zeer genoegen dat meedelend u is dat ik in het Nederlands spreken vloeiend ben, hebben de lezing en eveneens het writting, de Heer tijdens mijn werkgelegenheidsperiode, mijn werkgevers me zeer het oprechte harde werken gevonden, heeft de plichtsgetrouwe en eerlijke persoon i een goed temperament om in de uitdaging van milieu te werken, heb ik altijd een uitstekende verplichting naar mijn job.sir getoond uw vriendelijke mede verrichting voor de onderworpen werkgelegenheid wordt gevraagd. Ik zal zeer dankhoogtepunt aan u voor deze handeling van vriendelijkheid zijn.”

Alsof het nog niet erg genoeg was…

-----

Literatuur en links:
» Laura Kloet, Jan Renkema & Carel van Wijk - Waarom foutloos schrijven? Het effect van taalfouten op tekstwaardering, imago en overtuigingskracht. In: Studies in taalbeheersing 1. Waes L. van, Cuvelier P., Jacobs G., Ridder I. de (red.). ISBN 9023239911. Assen, Uitgeverij Koninklijke Van Gorcum, 2003. Zie: http://www.vangorcum.nl/nl/frameset_snpage.asp?ID=3941
» Taalprofielen van de Mondriaan Onderwijsgroep in Den Haag:
http://www.mon3aan.nl/Download/Taalbeleid/Taalprofielen%20wat%20en%20hoe.pdf
» Website VDAB, de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding: http://vdab.be/

-----

» Kadertekst 1: Negen tips om foutloos te solliciteren

De VDAB, de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding, geeft richtlijnen om effectief te foutloos te solliciteren. De ‘negenproef’ heet dat.

cv

• Probeer je cv tot één bladzijde te beperken. (maximaal twee bladzijden)
• Zorg voor een duidelijke en overzichtelijke vormgeving.
• Veel wit tussenvoegen brengt rust en laat bepaalde belangrijke informatie beter opvallen. 
• Geen typ –of spellingsfouten.
• Je beste verkoopsargumenten komen bovenaan.
• Een cv is maatwerk: aangepast aan de functie.
• Wees niet te snel tevreden. Maak verschillende cv’s en zoek er de beste uit.
• Vraag anderen welk gevoel ze bij jouw cv krijgen/hebben.
• De lay-out bekijken doe je best op een afstand van één meter.

sollicitatiebrief

• Zorg ervoor dat je brief gemakkelijk leesbaar is.
• Neem informatie op die de lezer aanzet jou te willen ontmoeten.
• Het is belangrijk dat je brief vanaf de eerste paragraaf de aandacht van de lezer trekt.
• Om de lezer te boeien schrijf je over zaken die hem interesseren of die hij belangrijk vindt.
• Weeg elke zin zorgvuldig af.
• Schrijf en herschrijf de brief tot je hem goed vindt.
• Laat je brief door anderen lezen om te weten te komen wat anderen ervan vinden.
• Als je een brief schrijft als reactie op een gepubliceerde vacature is het belangrijk dat je eerst deze vacature eens goed bekijkt om de vereisten op te sporen.
• Geen typ– of spellingsfouten.

Bron: VDAB

» Kadertekst 2: Spelfouten in cv’s en sollicitatiebrieven: de top zeven

fout	juist
1. stagair	stagiair
2. curriculum vitea	curriculum vitae
3. licenciaat	licentiaat
3. excell	excel
4. akademiejaar	academiejaar
5. geagregeerde	geaggregeerde
6. volwassenonderwijs	volwassenenonderwijs

Bron: VDAB